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CONCEPTO Y CARACTERISTICAS
Es el soporte para la recopilación de la información a través del cual se comunicarán aquellos sucesos relativos a riesgos materializados o aquellos hechos sobre los que recaen sospechas de comisión de delito, o que supongan un incumplimiento del Código Ético, con el fin de cumplir con el modelo de prevención penal establecido. Estas comunicaciones cumplirán lo dispuesto en la normativa de Protección de Datos no existirán represalias o cualquier otra acción discriminatoria o perjudicial hacia quien lo utilice.
Podrá ser utilizado por todos los empleados de la organización o cualquier tercero ajeno a ésta que mantenga una relación mercantil con EMOI o cualquiera de las empresas de su Grupo, filiales o participadas.
Este canal ético sustenta su funcionamiento sobre los siguientes principios:
- Integración en los procedimientos de la empresa
- Sencillez para el comunicante
- Diversidad de vías de acceso aunque primando el correo electrónico
- Divulgación máxima de su existencia
- Fiabilidad de la información
- Confidencialidad
La identidad de la persona así como los datos que comunique sobre una actuación irregular a través de este canal tendrá la consideración de información confidencial y, por lo tanto, no debe ser comunicada sin su consentimiento al denunciado.
Es importante resaltar que la confidencialidad del canal no implica necesariamente el anonimato. La Agencia Española de Protección de Datos ha puesto en numerosas ocasiones sus objeciones a las denuncias anónimas, pues el anonimato en las denuncias choca directamente con lo expuesto por ella en la “Guía de la protección de datos en las relaciones laborales” (AEPD, 2009).
Por otra parte, la realización de una comunicación o denuncia no implica más que un mecanismo de inicio de una actividad instructora o indagatoria por parte del Órgano encargado del canal ético, en aras a averiguar cuanta información pudieran recabar para verificar los hechos comunicados/denunciados, siendo que de ese modo resultaría importante, por no decir imprescindible, que tanto para el comunicante como para el Órgano encargado de la gestión fuese posible ponerse en contacto para ampliar o matizar las informaciones enviadas o recibidas, en función de las necesidades de la investigación realizada.
El canal de denuncias puede ser gestionado internamente, en cuyo caso las denuncias serán recibidas, investigadas y resueltas por departamentos internos de la empresa, o puede externalizarse su gestión en un tercero que será el que realice las tareas de investigación.
Inicialmente se establece que su gestión será interna y llevada a cabo por el Órgano descrito más adelante.
En todos los casos, la decisión sobre la resolución de la denuncia y las medidas a adoptar siempre deberá tomarse por el Órgano interno de la empresa.
Todas las denuncias que se reciban deben ser investigadas adecuadamente y resueltas por el Órgano designado por la empresa. La persona que ha realizado la denuncia deberá ser informada posteriormente sobre el resultado de la investigación y sobre la resolución adoptada al respecto.
Toda denuncia o comunicación recibida con trascendencia penal implicará necesariamente el inicio de un expediente por parte del Órgano de instrucción.
COMUNICACIÓN DE INFRACCIONES, CONTENIDO MINIMO EXIGIBLE A CADA DENUNCIA Y CLAVES PARA SU FUNCIONAMIENTO
Para su admisión y adecuada tramitación, las comunicaciones o denuncias deberán contener necesariamente los siguientes datos:
- Denunciante identificado con nombre y apellidos, así como su relación con EMOI
- Exposición sucinta de los hechos o argumentos que sustenten la comunicación/denuncia.
- Persona o colectividad contra la que se dirige la denuncia
La carga de la prueba corresponderá siempre al denunciante, quien deberá aportar los documentos en que se fundamente la misma y el denunciado podrá aportar los documentos que estime sean adecuados para contraponer los del denunciante.
Las claves para que el canal de denuncias funcione de forma efectiva y que realmente pueda ser una forma de identificar conductas irregulares dentro de la organización son fundamentalmente dos:
- que todos los empleados y/o terceros tengan total confianza en que en ningún caso habrá represalias por denuncias que se realicen de buena fe
- que todas las denuncias, sin excepciones, se investiguen hasta el final y que, en caso de que efectivamente se estuvieran produciendo comportamientos irregulares, éstos tengan consecuencias para el infractor
En todo momento por parte del Órgano instructor se mantendrá la confidencialidad del denunciante, salvo que dicha información sea requerida por autoridad competente para ello –judicial o administrativa-, en cuyo caso la empresa vendrá obligada a ceder dicha información al Órgano requirente.
Existiendo la posibilidad de que en el canal de denuncias se reciban, por alguno de los medios que lo permitan, algún tipo de comunicación donde no consten datos del denunciante, y a pesar de que el espíritu del canal es dar cumplimiento a lo expuesto por el gabinete jurídico de la A.E.P.D. de 2007, Informe para la Creación de sistemas de denuncias internas en las empresas (mecanismos de “whistleblowing”), de forma que aunque en la medida de lo posible se eviten las comunicaciones anónimas, las mismas no serán automáticamente rechazadas, bien entendido que nunca podrán servir como única prueba de la comisión de una irregularidad o un delito.
La comunicación/denuncia se remitirá al Órgano de control e instrucción, preferentemente por correo electrónico, en la dirección:
compliance@emoi.es
Alternativamente podrá remitirse por correo postal o entrega en mano, dirigida al ORGANO DE COMPLIANCE y a la dirección de sus oficinas centrales sitas en C/ Mercalli 16 Nave, Polígono Industrial San Marcos, 28906 Getafe (Madrid).
Recibida la comunicación/denuncia el Órgano encargado de la gestión del canal ético acusará recibo de la misma al denunciante e iniciará las oportunas verificaciones y comprobaciones necesarias.
En caso de que entre las personas afectadas por la comunicación/denuncia se encuentre alguna de las que formen parte del Órgano instructor, esta deberá ser substituida por otra en las tareas de averiguación relacionadas directamente con la comunicación/denuncia en cuestión.
En todo caso, se garantizará en todo momento la confidencialidad de la comunicación/denuncia.
Las comunicaciones realizadas generarán un expediente que se registrará e identificará por una referencia, garantizándose el cumplimiento de lo previsto en la normativa de protección de datos. Este expediente será conservado por un periodo mínimo de cinco años.
Todas las personas que intervengan en los posibles procesos de averiguación tienen la obligación de mantener la debida confidencialidad y mantener en secreto los datos e informaciones a que hayan tenido acceso, pudiendo en caso contrario ser sancionadas.
ORGANO DE CONTROL E INSTRUCCIÓN DE DENUNCIAS
Funciones:
- Velar por el debido cumplimiento del modelo de prevención establecido, realizando las periódicas actualizaciones que puedan resultar necesarias.
- Las labores de instrucción y gestión del canal de denuncias intentando mantener en la medida de lo posible el carácter colegiado del mismo
Composición:
El Órgano será Colegiado y estará formado por:
- La responsable de RRHH de EMOI
- El Compliance Officer designado por la Organización
Adicionalmente podrán formar parte del mismo, aquellas personas de la organización que así se decida en cada momento, según la naturaleza del caso.
Procedimientos relacionados con la gestión del Canal de Denuncias y la gestión de las Denuncias Recibidas.
El Órgano de Instrucción tramitará las denuncias recibidas, y tendrá encomendadas como mínimo las funciones de:
a) Gestión del canal de denuncias
1.- Recepción de denuncias
2.- Clasificación de denuncias
b) Gestión de las denuncias recibidas
1.- Instrucción de la denuncia
2.- Redacción de informe dirigido al Órgano de decisión
Resaltar de nuevo que, toda denuncia o comunicación recibida con trascendencia penal implicará necesariamente el inicio de un expediente por parte del Órgano de instrucción sea cual sea su canal de comunicación.
Para realizar dichas funciones se detalla continuación unas líneas básicas de carácter meramente orientativo en lo no relativo a las obligaciones legales, pudiendo el Órgano de Compliance estimar en cada caso concreto la realización de cuantas modificaciones considere procedentes en aras a una mejor consecución de sus objetivos.
A) Gestión del canal de denuncias
En relación con la gestión de las denuncias recibidas por el canal de denuncias, corresponderá al Órgano de instrucción tomar las decisiones, debidamente justificadas, correspondientes a permisos de acceso, escritura, impresión, eliminación o bloqueo de datos almacenados, los plazos para su cancelación definitiva o las razones por las que se podría acceder a datos bloqueados.
De conformidad con el artículo 15.1 de la LO 15/1999, el acceso a los datos almacenados por parte de un tercero interesado quedará limitado a los propios datos de carácter personal objeto de tratamiento, no pudiendo considerarse los datos de terceras personas como incluidos dentro de este derecho, de modo que tanto los datos del/los denunciante/s deberán mantenerse en todo caso bajo estricto situación de confidencialidad, así que como cualesquiera otros datos relativos a terceros que consten en la comunicación recibida o en el expediente que se incoe.
Sobre la clasificación de las denuncias, esta función se corresponde con el análisis de las denuncias recibidas y la materialización de los riesgos que se den en la compañía, correspondiendo al Órgano de control separar aquellas que realmente se corresponden a riesgos penales, y que por tanto deberán ser tramitadas por este Órgano, de aquellas que responden a una casuística diferente, y que deberán ser dirigidas a los departamentos correspondientes si pudiesen ser de interés, o incluso desechadas directamente si no tuvieran trascendencia alguna. Para el caso de que la denuncia no tenga trascendencia penal, podrá el Órgano de control omitir su incorporación al sistema de almacenamiento.
Para facilitar las tareas, tanto de clasificación como de instrucción, cada denuncia tendrá asignado un código de identificación que se facilitará a la persona que la presentó, de forma que permita al acceso a dicho expediente y la comunicación entre el Órgano instructor y el denunciante, en caso de requerir nuevas comunicaciones entre las partes.
B) Gestión de las denuncias recibidas
Iniciado el oportuno expediente, se analizará el alcance de la información recibida, determinando si la misma afecta a alguna o algunas personas concretas. En caso de ser necesaria la recusación o abstención de alguno de los miembros que conforman el Órgano de control, por verse afectados de forma directa por la información recibida, esta se producirá en este primer momento.
Para la instrucción de las denuncias el Órgano podrá funcionar de forma colegiada o podrá por designación, encomendar a uno de sus miembros la instrucción del procedimiento.
Iniciada la instrucción, el encargado de la misma podrá adoptar una serie de medidas urgentes, siempre motivadamente y con las siguientes finalidades:
- Paliar los efectos del riesgo materializado o por materializar
- Ejecución de medidas urgentes para preservar las pruebas
- Comunicación urgente, es su caso, de la información a los Órganos de gobierno de la empresa
A título de ejemplo, dentro de las medidas urgentes que podrá acordar el instructor, y siempre de forma motivada, serán la incautación o precinto de medios informáticos, la comunicación a proveedores de servicios para la conservación de determinada información, o incluso el mantenimiento de información recibida en secreto por el tiempo estricta y prudencialmente necesario para el aseguramiento de las finalidades descritas anteriormente descritas.
Igualmente, si fuese necesario, podrá comunicar con el denunciante a los efectos de ampliar la información recibida, garantizando siempre la confidencialidad de identidad e información.
Una vez realizada la instrucción, por el Órgano de instrucción se aprobará una propuesta de resolución definitiva que se presentará al Órgano de Decisión con un informe que contendrá:
- Información descriptiva de la denuncia, fechas de interposición y principales hitos.
- Medidas de urgencia llevadas a cabo, motivación de las mismas y efectos.
- Objetivación de la denuncia, análisis de la fiabilidad del denunciante y veracidad de la información.
- Valoración acerca de la idoneidad de cualquier tipo de apoyo o asesoría externa.
- Propuesta de actuación y resolución, con proposición de las medidas ya adoptadas y que se deban mantener; la investigación del denunciante por deslealtad o por faltar dolosamente a la verdad; el envío de la información a los tribunales o agentes de la autoridad por ser delitos que no están dentro del ámbito de la persona jurídica, etc.
Esta información será presentada a la mayor brevedad al Órgano de Decisión, a los efectos de que por la empresa se pueda adoptar la decisión oportuna en el menor plazo posible.
C) Procedimientos relacionados con la revisión del programa.
Los procedimientos y controles previstos en el modelo de prevención serán válidos en tanto se mantengan las idénticas condiciones empresariales sobre las que el mismo se diseñó, y mientras no se detecten fallos.
Anualmente se realizará una revisión ordinaria del plan. En dicha revisión se valorará, como mínimo, los siguientes aspectos:
- La existencia de cambios o modificaciones sustanciales de normas legales que rijan el funcionamiento de la empresa o del sector o actividad de negocio, siempre que tenga entidad suficiente para afectar al plan de cumplimiento normativo.
- La existencia de cambios en las condiciones económicas, empresariales o laborales de la empresa, especialmente aquellas que fundamentaron la evaluación de los riesgos de este plan de cumplimiento normativo.
Si se detectara alguna de estas modificaciones con antelación a la revisión anual del plan, podrá esta adelantarse a los efectos de verificar la adecuación del plan a la nueva situación.
En todo caso, deberá instarse la revisión inmediata del plan en el momento en que por el Órgano de control se detecte un incumplimiento de las conductas descritas en él.
ORGANO DE DECISION.
Funciones.
Corresponde al Órgano de decisión la formación de la voluntad de la persona jurídica en respuesta a la posible comisión de un ilícito que afecte a la misma, y ello con fundamento en la presentación por parte del Órgano instructor del oportuno informe detallado. Para la formación de dicha voluntad el Órgano decisorio podrá solicitar asesoramiento de cuantos servicios externos sea necesario, así como cuantas aclaraciones requiere por parte del propio Órgano de instrucción.
Composición.
El Órgano de decisión estará compuesto por dos personas:
- Dª Susana Mozos, como representante del Órgano de Administración
- El Compliance Officer
Adicionalmente podrá incorporar las personas de la organización que así se decidan en cada momento según la naturaleza del caso.